OutlookでJPGファイルを受信したらOCRで読み取り、Microsoft Teamsで通知する

■概要

請求書や申込書など、JPG形式の画像ファイルが添付されたメールを受け取るたびに、内容を目で確認し手入力で転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のJPGファイル付きメールを受信した際に、OCR機能が自動で画像からテキストを抽出し、その内容をMicrosoft Teamsへ通知することが可能です。JPG画像内のテキスト化作業を自動化し、業務の正確性とスピードを向上させます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するJPG画像のテキスト化を手作業で行っている経理や総務担当の方
• 取引先から送られてくるJPG形式の注文書などを、都度チームに共有している営業事務の方
• 画像ファイルからのテキスト抽出作業を自動化し、業務効率化を進めたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• OutlookでのJPGファイル受信からテキスト抽出、社内通知までを自動化できるため、手作業による転記や確認作業の時間を短縮します。
• 人の手による入力作業をなくすことで、転記ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、ファイル情報を取得します。
4. 分岐機能を使い、添付ファイルがJPG形式である場合にのみ後続の処理に進むよう設定します。
5. Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションで、対象のJPGファイルをダウンロードします。
6. OCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、抽出したテキスト情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダのみを監視対象としたい場合に、任意のフォルダIDを設定することが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、メッセージを送付したい任意のチームIDおよびチャネルIDを指定することが可能です。

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■注意事項

• Outlook、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。