OutlookでPNGファイルを受信したらOCRで読み取り、Gmailで通知する

■概要

Outlookで受信した請求書や申込書などのPNG画像ファイル、その都度ファイルを開いて内容を確認し、テキストを手作業でコピー＆ペーストしていませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや確認漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、PNGファイルが添付されたメールの受信をきっかけに、自動で画像からテキストを抽出し、その内容をGmailで関係者に通知することが可能になり、手作業による確認業務を効率化します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するPNG画像の内容確認やテキスト化に手間を感じている方
• 作業を自動化し、本来のコア業務に集中したい方
• 手作業による画像からのテキスト転記で発生するミスをなくしたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに、png to textの処理が自動で実行されるため、手作業で文字起こしをしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ転記作業がなくなることで、入力ミスや確認漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定します。
4. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、PNGファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むように設定します。
5. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
6. 次に、オペレーションで「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを読み取ります。
7. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストを指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象としたい場合、任意のフォルダIDを設定することが可能です。
• Gmailで通知メールを送るアクションでは、通知先となるメールアドレスを任意で設定してください。

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■注意事項

• Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。