OutlookでJPEGファイルを受信したらOCRで読み取り、Gmailで通知する

■概要

Outlookで受信するJPEG形式の請求書や注文書から、内容を手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたJPEGファイルをOCRで自動的に読み取りテキスト化し、その内容をGmailで関係者に通知します。画像ファイルからテキスト情報を抽出するプロセスを自動化し、手作業による転記業務を効率化します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するJPEG形式の帳票類の処理を効率化したい経理や営業事務の方
• 画像ファイルからテキストを抽出する作業を自動化したい方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えているチームリーダーの方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、OCRでのテキスト抽出からGmailでの通知までを自動化し、手作業の時間を短縮します。
• 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとGmailをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションの分岐機能で、添付ファイルの有無など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. OCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションで、ダウンロードしたJPEGファイルからテキスト情報を読み取ります。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象としたい場合に、任意のフォルダIDを設定可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先となるメールアドレスを任意で設定可能です。

‍

■注意事項

• Outlook、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。