■概要

請求書や領収書、名刺などの写真データを一つひとつ手作業でテキスト化していませんか？この作業は時間がかかる上に、転記ミスが発生しやすい業務の一つです。このワークフローは、Google Driveに写真が格納されると、OCR機能が自動で写真からテキストを変換し、その内容をGoogle Chatに通知するため、手作業によるデータ入力の手間やミスをなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 写真や画像ファイルからテキストを手作業で転記している経理や総務担当者の方
• Google DriveとGoogle Chatを活用し、写真のテキスト情報を効率的に共有したい方
• 写真からテキストを変換する技術を使い、定型的なデータ入力業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveに写真を追加するだけでテキスト化から通知までが自動化され、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle ChatをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：ファイルが画像形式の場合のみ処理を進めるなど）を設定します
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. 次に、OCR機能のアクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、Google Chatの「スペースにメッセージを送信」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を指定のスペースに送信します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、写真の中からテキストを抽出したい項目（例：請求書の日付や金額など）を任意で設定することが可能です
• Google Chatへの通知設定では、通知先のスペースを自由に指定できるほか、通知するメッセージ本文に固定のテキストや、OCRで抽出した内容を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924