Dropboxに写真がアップロードされたら、OCRでテキストに変換しAirtableでレコードを作成する

■概要

レシートや名刺、書類などの写真に含まれるテキスト情報を、一つひとつ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、Dropboxにアップロードされた画像ファイルからOCR機能でテキストを自動で抽出し、Airtableにレコードとして登録する作業を自動化するためのものです。手作業による写真からテキストへの変換作業をなくし、入力ミスを防ぎながら業務効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 写真や画像に含まれるテキストを手作業でデータ化している方
• DropboxとAirtableを利用して情報管理を行なっているチーム
• 写真からテキストへの変換作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxに写真をアップロードするだけで、テキストの抽出からAirtableへの登録までが自動で完了するため、データ入力にかかる時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続けて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」アクションを設定し、抽出したテキストデータをもとにレコードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
• OCR機能では、画像内のどの部分のテキストを抽出するか、抽出項目を任意で設定することが可能です
• Airtableへのレコード作成後、関係者へ通知を行いたい場合は、Slackなどのチャットツールを連携することも可能です。その際は、投稿先のチャンネルIDは任意の値を設定し、メッセージ内容にはOCRで取得したテキストなどを活用して設定を行なってください

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924