DropboxにPDFがアップロードされたら、OCRと翻訳を行いAirtableでレコードを作成する

■概要

海外からPDFで送られてくる請求書や書類の確認、およびデータ入力に手間を感じていませんか？
手作業でPDFの内容をOCRで読み取り、都度翻訳してデータベースに入力するのは、時間がかかる上にミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFファイルがアップロードされるだけで、OCRによるテキスト抽出から翻訳、Airtableへのレコード作成までの一連の業務を自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 海外から受け取ったPDF書類をOCRで読み取り、翻訳して管理している方
• DropboxとAirtableを利用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
• PDFのテキスト化から翻訳までの一連の作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• PDFのOCR処理から翻訳、データベースへの入力までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 人の手によるデータ転記が不要になることで、入力ミスや翻訳漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、AirtableとDropboxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを追加し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 次に、YoomのOCR機能で、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を読み取ります
5. さらに、Yoomの翻訳機能で、OCRで読み取ったテキストを任意の言語に翻訳します
6. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を選択し、翻訳後のテキストなどの情報を格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください
• OCR機能では、PDFから読み取りたい項目（請求番号、金額など）を任意で設定します
• 翻訳機能では、日本語や英語など、翻訳したい先の言語を任意で選択してください

■注意事項

• ‍‍Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924