Google Driveで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しBacklogに課題を追加する

■概要

Google Driveにアップロードされた請求書や議事録などの画像ファイルを確認し、手作業でBacklogに課題として登録する業務は、時間がかかる上に転記ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能でファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容をもとにBacklogへ課題を自動で追加できます。Google DriveとBacklogの連携を効率化し、手作業による課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存された画像からBacklogへ手動で課題を登録している方
• Google DriveとBacklogを活用した業務フローの自動化を検討している方
• OCR機能を活用して、画像データからの文字起こし業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加からBacklogへの課題登録までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• OCRによるテキスト抽出と課題の自動登録により、手作業での転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとBacklogをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります
5. 最後に、Backlogの「課題の追加」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキスト情報をもとに課題を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、読み取り対象のファイルに応じて、抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です
• Backlogの課題追加オペレーションでは、課題の件名や詳細欄などに、前のステップで取得したテキスト情報を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタマイズができます

■注意事項

• Google Drive、BacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924