Notionでレコードが作成されたら、添付ファイルをOCRで読み取り、結果をMicrosoft Excelに追加する

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■概要

Notionにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルの内容を、目視で確認しながらMicrosoft Excelへ手入力していませんか。こうした定型的な転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースにファイルが追加されると、OCR機能が自動で画像からテキスト情報を読み取り、Microsoft Excelのファイルにその内容を転記するため、手作業によるデータ入力の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Notionに保存した画像の内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
画像からテキストを抽出しMicrosoft Excelへ転記する業務の効率化を目指している方
NotionとMicrosoft Excelで書類管理やデータ集計を行っている経理や営業事務の担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

Notionにファイルを追加するだけで、画像からテキストをExcelに転記する一連の作業が自動化されるため、データ入力にかかっていた時間を削減できます。
手作業による転記が不要になることで、入力ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

はじめに、NotionとMicrosoft ExcelをYoomと連携します
次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、新規レコードの場合のみ後続の処理に進むよう設定します
次に、オペレーションでNotionの「ファイルをダウンロードする」を設定し、ページに添付されたファイルをダウンロードします
次に、オペレーションで「OCR機能」を設定し、ダウンロードした画像やPDFファイルからテキスト情報を読み取ります
最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「行を追加する」を設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のファイルに行として追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください。
分岐機能では、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理を実行するなど、任意の条件を設定できます。
OCR機能では、読み取りたい項目や範囲を柔軟にカスタマイズすることが可能です。
Microsoft Excelに行を追加する際、どの列にOCRで読み取ったどの情報を割り当てるか、自由にマッピング設定を行えます。

■注意事項

Notion、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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使用しているアプリについて

Notion

YoomではNotionのAPIをノーコードで活用することができます。YoomとNotionを連携することで、Notionデータベースの情報を自動的に取得・更新したり、入力フォームの情報をNotionのデータベースに自動で格納するといったことが可能です。また、Notionのデータベースの情報を、Yoomのデータベースに集約・同期し、様々なSaaSと自由に連携することが可能です。