■概要
請求書や領収書などの画像ファイルやPDFの内容を、手作業でドキュメントに転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、OneDriveにファイルを格納するだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、Googleドキュメントに内容を追加します。高性能な面倒な文字起こしや転記作業を自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙の書類やPDFの内容をGoogleドキュメントに手作業で転記している方
- OCRによるドキュメントへの変換機能を探し、ファイル保管からテキスト化までを自動化したい方
- OneDriveとGoogleドキュメントを連携させ、書類管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点に、OCR処理からGoogleドキュメントへのテキスト追加までが自動化され、転記作業の時間を削減できます
- 手作業によるテキストのコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogleドキュメントをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、処理対象のファイルを条件に応じて絞り込むための分岐を設定します
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
- その後、OCR機能でダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」を設定し、抽出したテキストを特定のドキュメントに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能では、ファイル内のすべてのテキストを抽出するだけでなく、請求書番号や日付といった特定の項目のみを抽出するよう任意で設定が可能です
- Googleドキュメントへのテキスト追加の際に、OCRで抽出した情報だけでなく、「【抽出日時】」のような固定値や、前段のオペレーションで取得したファイル名などの変数を埋め込むこともできます
■注意事項
- OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますのvで、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上、OCRのオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
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