Googleフォームで送信されたファイルをOCRし、Googleドキュメントを発行・作成する

■概要

Googleフォームで受け取った申込書や報告書などの画像ファイルを、手作業でテキスト化しドキュメントに転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このような定型業務は、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームにファイルが送信されるだけで、自動でファイルの内容をOCRが読み取りGoogleドキュメントを作成するため、ファイル変換とドキュメント作成のプロセスを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受領した画像やPDFから、手作業で文字起こしをしている方
• OCRしドキュメントを発行するような機能を活用し、ファイル変換を自動化したいと考えている方
• 画像ファイルの内容を元にした、Googleドキュメントの作成業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル提出を起点に、OCR処理からドキュメント作成までが自動化されるため、手作業による転記などの時間を削減できます。
• 手作業での転記作業が不要になることで、入力ミスやドキュメントの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いてオペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、フォームで送信されたファイルを指定します。
4. 次に、OCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. その後、Googleドキュメントの「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
6. 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、OCRで抽出したテキストなどをドキュメントに追記します。

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、読み取るファイルに応じて特定の項目のみを抽出するなど、抽出内容を任意でカスタムすることが可能です。
• Googleドキュメントにテキストを追加する設定では、OCRで取得した情報だけでなく、定型文やフォームの回答内容を変数として埋め込むなど、柔軟に内容をカスタムできます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。