■概要

Google スプレッドシートでタスク管理を行っているものの、毎日シートを確認し、関係者にリマインドを送る作業は手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローは、毎日決まった時間にGoogle スプレッドシートを自動で確認し、期日が今日に設定されているタスクを抽出し、Gmailでリマインド通知を自動送信します。Google スプレッドシートを活用したリマインダー設定の煩雑さを解消し、重要なタスクの抜け漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートでタスクや締切日を管理している全ての方
• 毎日のリマインドメール作成を手作業で行っており、手間を感じている方
• Google スプレッドシートの情報を基にしたタスクのリマインダー通知を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日自動でタスクを抽出しリマインドするため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を削減できます
• 人の手による確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク管理を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、毎日特定の日時にフローが起動するように設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定し、日付が今日の行の情報を取得します
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得したタスク情報をもとにリマインドメールの本文を生成します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成した内容を指定の宛先に送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを起動させたい日時（毎日9時、平日の朝8時など）を任意で設定できます
• Google スプレッドシートでは、日付が記載された列など、レコードを検索する項目を任意で設定できます
• AI機能によるテキスト生成では、リマインドメールの文面を作成するためのプロンプトを自由にカスタムでき、取得したタスク内容を変数として設定することも可能です
• Gmailの設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定でき、前段で取得した情報を変数として利用できます

■注意事項

• Googleスプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。