Microsoft Sharepointで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキストしKnackにRecordを作成する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードした請求書などの画像ファイルの内容を、一つひとつ手作業でKnackに入力していませんか？こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、onlineでimage to textを実現するように、画像からテキスト情報を自動的に読み取りKnackにレコードを作成するため、一連の業務を自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePoint上の画像からテキスト情報を手動でKnackに転記している方
• image to textのonlineツールを探し、帳票処理の自動化を検討している方
• 繰り返し発生するデータ入力作業をなくし、ヒューマンエラーを防止したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• SharePointにファイルが追加されるとOCR処理からKnackへのレコード作成までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 自動でテキストを抽出して転記するため、手入力による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとKnackをYoomと連携する
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定する
3. 続けて、オペレーションで分岐機能を追加し、ファイルが「作成」された場合のみ後続のアクションに進むよう設定する
4. さらに、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定する
5. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出する
6. 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出したデータを基にレコードを作成する

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、請求書の日付や金額など、抽出したいテキスト項目を任意で指定することが可能です。
• Knackのレコード作成アクションでは、どのフィールドにOCR機能で取得したどのデータを登録するか、自由にマッピング設定ができます。

■注意事項

• Microsoft SharePoint、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。‍
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924