Microsoft SharePointにExcelファイルを保存したら、Excelファイルのリストに基づいてフォルダを一括作成する
Microsoft SharePointにExcelファイルを保存したら、Excelファイルのリストに基づいてフォルダを一括作成する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Microsoft SharePoint
と
Microsoft Excel
を自動連携できます。
■概要
プロジェクトや案件ごとにMicrosoft SharePointでフォルダを作成する際、Excelファイルのリストを見ながら一つひとつ手作業で対応していませんか？単純な作業ですが、数が多くなると時間もかかり、入力ミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、リストが記載されたExcelファイルを保存するだけで、SharePointのフォルダ作成が自動で実行されるため、こうした手間やミスを解消し、業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft SharePointで定型的なフォルダ作成を手作業で行っている方
- Excelファイルのリストを元にしたフォルダの一括作成を自動化したいと考えている方
- SharePointでのフォルダ管理業務を効率化し、人的ミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Excelファイルを保存するだけで、リストに応じた複数フォルダが一括で自動作成されるため、手作業での繰り返し作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの命名ミスや作成漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、フォルダ構成の標準化にも繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Microsoft SharePointとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定して、特定のフォルダを監視対象にします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイルが作成された場合など、任意の条件に合致した時のみ後続の処理に進むようにします。
- 続いて、Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する（最大１０件）」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルからフォルダ名のリストを読み込みます。
- 次に、処理繰り返し機能を設定し、取得したリストの情報を1行ずつ処理できるようにします。
- 最後に、Microsoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、リストの情報に基づいてフォルダを個別に作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft SharePointのトリガー設定では、監視対象とするサイトIDやフォルダIDを任意で設定してください。
- 分岐機能では、ファイル名など後続処理に進むための条件を任意で設定できます。
- Microsoft Excelからレコードを取得する設定では、ファイルの場所や対象シート、特定の条件に合致したレコードのみを取得するなど、細かな指定が可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際、作成先のサイトIDや親フォルダのアイテムIDは任意で設定でき、フォルダ名にはExcelファイルから取得した値を設定できます。
■注意事項
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft SharePointはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプラン・ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
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