Zoomでミーティングが作成されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで共有する

■概要

Zoomでミーティングを作成するたびに、参加者へのURL共有を手作業で行っていませんか？特にURLが長いままだと見栄えが悪く、Bitlyで一つずつ短縮して共有するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると自動でBitlyの短縮リンクが生成され、メールでの共有までを完結させられるため、こうしたURL共有に関する手間を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomで作成したミーティングURLの共有プロセスを効率化したいと考えている方
• Bitlyを活用してZoomの招待リンクを短縮し、スマートに共有したい方
• 手作業によるURLのコピー＆ペーストやメール作成の手間を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでのミーティング作成からBitlyでのリンク短縮、メール共有までを自動化できるため、手作業にかかっていた時間を短縮します。
• URLのコピーミスやメールの宛先間違いといった、手作業によるヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとBitlyをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、トリガーで取得したZoomのミーティングURLを短縮します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、Bitlyで短縮したリンクを本文に含めて指定の宛先に送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Bitlyのアクション設定では、Zoomから取得したミーティング情報などを変数として利用したり、固定値を入力したりして、任意の項目を設定できます。
• メール機能のアクションでは、送信先のメールアドレスや件名、本文などを自由にカスタマイズでき、Zoomの情報やBitlyで短縮したリンクを変数として本文に含めることも可能です。

■注意事項

• Zoom、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398