Zoomで特定のミーティングが作成されたら、Bitlyでリンクを短縮しメールで共有する

■概要

Zoomでミーティングを設定するたびに、BitlyでURLを短縮して関係者にメールで共有する作業を手間に感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Zoomでミーティングが作成されると、自動でBitlyによるリンクの短縮とメールでの共有が完了するため、こうした定型業務を効率化できます。手作業による共有漏れやURLの貼り付けミスといった課題の解消にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• ZoomのミーティングURLをBitlyで管理しており、手作業でのURL短縮に手間を感じている方
• 社内外へZoomの招待URLを送る機会が多く、共有プロセスを効率化したいと考えている方
• BitlyとZoomを連携させた業務自動化によって、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでミーティングを作成するだけでBitlyでのURL短縮からメール共有までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• URLのコピーミスや共有漏れといった手作業に起因するヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとBitlyをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでBitlyの「リンクを短縮する」アクションを設定し、トリガーで取得したZoomのミーティングURLを短縮します。
5. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、短縮したURLを含めた招待メールを関係者に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、特定のトピックのミーティングが作成された場合のみ後続の処理を実行するなど、前段のZoomで取得した情報をもとに処理を分岐させる条件を任意で設定できます。
• Bitlyでリンクを短縮する際に、カスタムドメインやタグなどを任意で設定できます。設定値には固定のテキストだけでなく、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として利用することも可能です。
• メールの送信先や件名、本文は自由にカスタマイズが可能です。前段のオペレーションで取得した短縮URLやミーティング情報などを変数としてメッセージに含めることができます。

■注意事項

• Zoom、BitlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。