Discordで受信したファイルをOCRし、Xeroにコンタクトを作成する

■概要

Discordで受け取った請求書などのファイルを、会計ソフトのXeroへ手入力する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルに投稿されたファイルをOCRで自動的に読み取り、その情報を基にXeroへ新規コンタクトを作成する一連の流れを自動化できます。XeroとDiscordを連携させて定型業務を効率化し、手作業による入力の手間やミスの発生を防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Discordで受け取った請求書などの情報を、会計ソフトのXeroへ手入力している方
• XeroとDiscord間のデータ転記作業を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
• バックオフィス業務の効率化を目指し、定型作業の自動化を検討している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordにファイルが投稿されると、OCRが内容を読み取りXeroへ自動でコンタクトが作成されるため、手作業の時間を削減できます
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとXeroをYoomと連携します
2. トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションの分岐機能で、メッセージにファイルが添付されている場合のみ後続の処理が進むよう設定します
4. 次に、Discordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションでファイルをダウンロードします
5. ダウンロードしたファイルに対してOCR機能を実行し、テキスト情報を抽出します
6. 最後に、抽出した情報を基にXeroの「Create Contacts」アクションで新規コンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取るファイルの種類に合わせて、会社名や金額、日付といった抽出したい項目を任意でカスタムできます
• Xeroでコンタクトを作成する際、OCRで取得した情報をどの項目に登録するかを自由にマッピングしたり、特定の値を固定で入力したりすることが可能です

■注意事項

• Discord、FrontのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924