Gmailでロシア語のファイルを受信したら、OCRで読み取りKnackでRecordを作成する

■概要

ロシア語で記載された請求書や申込書などが添付されたメールを受信した際、その都度内容を確認し、手作業でデータベースに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したファイルからロシア語のテキストをOCRで自動で読み取り、その情報を基にKnackへレコードを作成できます。これにより、手作業による入力の手間とミスを減らし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信するロシア語の書類を手作業でKnackに入力している方
• ロシア語のテキストをOCRで読み取り、データ化する作業を自動化したい方
• 多言語の帳票処理を効率化し、入力ミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信をトリガーに、ロシア語テキストのOCR処理からKnackへの記録作成までを自動化し、手作業の時間を削減します。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとKnackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件（例：添付ファイルがある場合など）で後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、Gmailで受信した添付ファイル内の画像やPDFからテキスト情報を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を基にレコードを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• OCR機能では、読み取りたい書類の形式に合わせて、どの項目（例：会社名、金額など）を抽出するかを任意で設定してください。
• 分岐機能では、「添付ファイルが存在する場合のみ処理を進める」など、業務に合わせた分岐条件を任意で設定してください。
• Knackにレコードを作成する際、どの項目にOCRで抽出したどの情報を登録するかなど、事前のアクションで取得した値や任意の内容を活用して設定を行なってください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。