Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、Zoomでミーティングを作成する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた申込書などのファイル情報を確認し、都度手作業でZoomミーティングを作成する業務は、手間がかかり入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、ファイル内容をOCRで自動で読み取り、その情報をもとにZoomミーティングの作成までを自動化できます。これにより、Microsoft SharePointとZoomを連携させた効率的な業務フローを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとZoomを連携させ、手作業でのミーティング設定を効率化したい方
• Microsoft SharePointにアップロードされた書類の情報を、ミスなく迅速に処理したいと考えている方
• 定型的なZoomミーティング作成業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロードからZoomミーティング作成までが自動化されるため、これまで手作業で行っていたMicrosoft SharePointでの確認やZoomでの設定時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記ミスや、ミーティング設定の漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft SharePointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件で処理を分けます
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」を設定し、トリガーで検知したファイルを取得します
5. 続いて、OCR機能でダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します
6. 次に、Zoomの「ミーティングを作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にミーティングを作成します
7. 最後に、メール機能で関係者へミーティング情報を記載したメールを自動で送信します

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取りたいファイルのどの部分の情報を抽出するかを、項目ごとに任意でカスタムすることが可能です
• メール送信のアクションでは、送信先のアドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得したZoomのミーティングURLなどの情報を変数として埋め込むことが可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Microsoft SharePoint、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924