Microsoft SharePointでアップロードされたファイルをOCRで読み取り、承認を得たらZoomでミーティングを作成する

■概要

Microsoft SharePointにアップロードされた申込書や契約書などの内容を確認し、手作業でZoomミーティングを設定する業務は、手間がかかり入力ミスなども発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft SharePointへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによる内容の読み取りから承認、そしてZoomミーティングの作成までを自動化でき、こうした課題を解消することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft SharePointとZoomを連携させ、書類を起点とした業務フローを自動化したい方
• 手作業による書類の確認や、Zoomミーティングの設定に時間的な負担を感じている方
• 定型的なミーティング設定業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft SharePointへのファイルアップロードからZoomミーティング作成までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 承認プロセスを挟みつつも、手作業での情報転記がなくなるため、ミーティング設定の漏れや日時の誤入力といったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとZoomをYoomと連携します。
2. トリガーで、Microsoft SharePointの「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のファイルを取得します。
4. 次に、OCR機能の「OCRする」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 次に、担当者依頼の「担当者に依頼する」アクションで、抽出内容をもとに承認を依頼します。
6. 次に、分岐機能を設定し、承認された場合のみ後続の処理に進むようにします。
7. 次に、承認された情報をもとに、Zoomの「ミーティングを作成」アクションを設定します。
8. 最後に、メール機能の「メールを送信する」アクションで、作成されたミーティング情報などを関係者に通知します。

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定では、読み取り対象のファイルの中から、どの項目（氏名や日付、申込内容など）のテキストを抽出するかを任意で設定できます。
• メール送信のオペレーションでは、送信先アドレスを任意で設定でき、本文にはOCRで抽出した情報やZoomで作成したミーティングURLなどを変数として埋め込むことが可能です。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Microsoft SharePoint、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924