Zoomで特定のミーティングが作成されたら、Microsoft SharePointでフォルダを作成する

■概要

Zoomでミーティングを設定するたびに、議事録や関連資料を保管するためのフォルダをMicrosoft SharePointに手動で作成していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、フォルダの作成漏れや命名規則のミスにつながることもあります。このワークフローを活用すれば、Zoomで特定のミーティングが作成された際に、Microsoft SharePointへ自動でフォルダが作成され、Microsoft SharePointとZoomを連携させた情報管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoomでのミーティングが多く、Microsoft SharePointでの情報管理に手間を感じている方
• Microsoft SharepointとZoomを使ったファイル管理のルールを統一し、手作業でのフォルダ作成をなくしたい方
• ミーティングに関連する情報管理を自動化し、業務の効率化を目指すすべてのビジネスパーソン

■このテンプレートを使うメリット

• Zoomでミーティングが作成されると、Microsoft SharePointにフォルダが自動生成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、sharepointとzoomを用いた情報管理の質を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft SharePointとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成する」アクションを設定し、指定の場所にフォルダを自動作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ミーティングのトピックや参加者など、特定の条件に合致した場合のみフォルダを作成するよう任意で設定が可能です。
• Microsoft SharePointでのフォルダ作成では、サイト名やフォルダ名を固定の値で指定したり、トリガーで取得したミーティング名などの情報を変数として埋め込んだりすることができます。

■注意事項

• Zoom、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。