Googleフォームで送信された回答をもとに、Google Meetの会議を作成する

■概要

Googleフォームでイベントの申し込みや面談希望を受け付けた後、手作業でGoogle Meetの会議を設定し、参加者に案内を送る作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、自動でGoogle Meetの会議URLを含む予定がGoogleカレンダーに作成され、回答者へ通知メールを送ることが可能です。これらの定型業務を自動化し、スムーズな連携を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け付けた申し込みに対し、手動でGoogle Meetの会議設定をしている方
• Googleフォームの回答をもとにした日程調整や案内業務を効率化したいと考えている方
• 手作業による会議URLの払い出しミスや、案内漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答を起点に、Googleカレンダーでの予定作成から案内メールの送信までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による日時の設定間違いや、Google Meetの会議URLの共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性が向上します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogleカレンダーをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「予定を作成」アクションを設定します。この設定でGoogle Meetの会議も同時に作成されます
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、回答者へ会議情報などを記載したメールを自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
• Googleカレンダーのオペレーション設定では、予定を作成したいカレンダーのIDを任意で設定することが可能です

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■注意事項

• Googleフォーム、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法はこちらを参照ください。