毎日、Google Driveの特定フォルダに格納されたファイルを一括でOCRし、結果をGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

請求書や領収書などをスキャンしてGoogle Driveで管理しているものの、その後のデータ入力に手間がかかっていませんか？このワークフローを活用すれば、毎日決まった時間にGoogle Drive内のファイルを一括でOCR処理し、テキスト化されたデータをGoogle スプレッドシートへ自動で追加できます。手作業による転記作業から解放され、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに保存された請求書などの書類を、一括でOCR処理したいと考えている方
• OCRツールで読み取ったテキストデータを、手作業で転記する手間をなくしたい方
• 紙媒体の書類管理を効率化し、ペーパーレス化を推進したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日定時に起動し、複数ファイルを一括でOCR処理するため、これまで手作業で行っていたデータ化業務の時間を短縮できます
• システムが自動でテキストを抽出し転記するので、手入力による転記ミスや読み取り漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、毎日決まった時間など、フローを起動させたい日時を設定します
3. オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、対象のフォルダを指定します
4. 次に、繰り返し処理機能を設定し、3で取得したファイル一覧を一つずつ処理するようにします
5. 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションと、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定します
6. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、5で読み取ったテキストデータを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーの設定では、フローを起動したい曜日や時間などを任意で設定してください
• Google Driveでファイル一覧を取得するアクションでは、対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
• 繰り返し処理では、前段のオペレーションで取得したファイル一覧の情報を変数として用い、処理の条件を任意で設定できます
• Google Driveでファイルをダウンロードする際、ファイルIDは固定値だけでなく、前段で取得した情報を変数として設定することも可能です
• OCR機能では、読み取りたいファイルのどの部分のテキストを抽出するか、項目を任意で設定してください
• Google スプレッドシートへの追加アクションでは、書き込み先のスプレッドシート、シート、テーブルの範囲などを任意で指定してください

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。