Google Driveの特定フォルダにGoogleドキュメントが作成されたら、PDFでダウンロードしDiscordで通知する

■概要

Googleドキュメントで作成した書類をPDFに変換し、関係者に共有する作業は定型業務でありながら、手間がかかる場合があります。特に、手作業での変換や共有は、遅延や共有漏れの原因になることも少なくありません。このワークフローは、PDF作成のような仕組みをノーコードで実現し、Google Driveへのドキュメント作成をトリガーに、PDFファイルの生成からDiscordでの通知までを自動化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで作成したドキュメントを手作業でPDF化し、共有している方
• PDF作成を効率化する仕組みを導入し、書類作成プロセスを自動化したい方
• Discordを活用して、チームへのスムーズな情報共有と業務効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• ドキュメント作成後に発生するPDF変換やファイル共有の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手動でのファイル変換ミスや、Discordへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとDiscordをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションに分岐機能を設定し、作成されたファイルがGoogleドキュメントの場合のみ、後続の処理に進むように条件を指定します
4. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「Googleドキュメントをダウンロード」アクションを選択し、ダウンロード形式をPDFに指定します
5. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください
• Google DriveでPDFをダウンロードする際、ファイル名をトリガーで取得したドキュメント名などを活用して動的に設定することが可能です
• Discordへの通知メッセージには、ファイル名や作成日時といった動的な情報を組み込んで、より分かりやすい通知内容にカスタマイズできます

■注意事項

• Google Drive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924