Dropboxに格納されたファイルをOCRし、Googleカレンダーに予定を作成する

■概要

Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、一件ずつ確認しながらGoogle カレンダーへ手作業で登録していませんか。このような定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーが発生する原因にもなります。このワークフローを活用すれば、DropboxとGoogle カレンダーを連携し、特定フォルダにファイルが格納されるだけでOCRが内容を自動で読み取り、カレンダーへ予定を作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxに保存したファイルの情報を、手作業でGoogle カレンダーに登録している方
• DropboxとGoogle カレンダーの連携で、請求支払いや契約更新日の管理を効率化したい方
• ファイルの情報を基にしたカレンダー登録業務での抜け漏れやミスを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが追加されると自動で内容を読み取りGoogle カレンダーへ予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、日付や内容の入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なスケジュール管理に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Dropbox、Googleカレンダー、SlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、OCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、Google カレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に予定を作成します
6. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、関係者へ完了通知を送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、対象ファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です
• Google カレンダーの予定作成では、件名や説明といった各項目に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりできます
• Slackへの通知は、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のメッセージを入れたり、前段で取得した値を変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です

■注意事項

• Dropbox、Googleカレンダー、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924