■概要
プロジェクトやチームが発足するたびに、Slackで新しいプライベートチャンネルを作成し、メンバーを一人ひとり招待する作業は手間がかかるものではないでしょうか。特にチャンネル数が多くなると、設定ミスや招待漏れなども発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートにまとめたリスト情報をもとに、Slackのプライベートチャンネルを一括で自動作成できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- プロジェクトごとに多数のSlackチャンネルを作成・管理しているプロジェクトマネージャーの方
- Google スプレッドシートでチームやメンバーのリストを管理しているチームリーダーの方
- 手作業によるSlackのチャンネル作成やメンバー招待に非効率を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのリストをもとにチャンネル作成とメンバー招待が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるチャンネル名の入力ミスやメンバーの招待漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、設定の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーで「手動でフローボットを起動する」を設定し、任意のタイミングで実行できるようにします
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、チャンネル情報が記載されたシートからデータを取得します
- 取得したレコードの数だけ処理を繰り返すため、オペレーションで繰り返し処理(ループ)機能を設定します
- ループ内の処理として、Slackの「チャンネルを作成」アクションを設定します
- 最後に、同じくループ内でSlackの「チャンネルにメンバーを招待」アクションを設定し、作成したチャンネルにメンバーを自動で招待します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのオペレーションでは、チャンネル情報を取得したい任意のスプレッドシートIDやシート名(タブ名)を設定してください
- ループ機能では、前段のGoogle スプレッドシートで取得したレコード情報の中から、繰り返し処理を行いたい値を任意で設定できます
- Slackのオペレーションでは、作成するチャンネル名や招待するメンバーのIDなどを、Google スプレッドシートから取得した情報をもとに任意で設定してください
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。