■概要
Outlookでのスケジュール調整は頻繁に行う業務ですが、他の予定との重複を確認したり、参加者へ個別に連絡したりする作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookカレンダーにイベントが登録されると、自動で予定の重複を検索し、問題がなければ参加者へSlackで通知できます。一連の予定調整業務を自動化し、手作業によるミスや手間を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookでの予定調整が多く、参加者への連絡などの付随業務に手間を感じている方
- チームのスケジュール管理を担当しており、手作業によるダブルブッキングを防ぎたい方
- カレンダーに関する定型業務を自動化し効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 予定登録後の重複確認から参加者への通知までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業で起こりがちなダブルブッキングや、参加者への連絡漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでOutlookの「自分のカレンダーのイベントを検索する」アクションを設定し、予定の重複がないかを確認します
- 次に、オペレーションの分岐機能で、予定の重複有無によってその後の処理を分岐させます
- 重複がない場合、Outlookの「自分のカレンダーにイベントを登録する」アクションで予定を確定させます
- 最後に、Slackの「メールアドレスでユーザーを検索」および「ダイレクトメッセージを送る」アクションで、参加者に予定が登録された旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの各アクション設定では、予定の検索や登録の対象となるカレンダーを任意のユーザーIDで指定することが可能です。これにより、自分だけでなく、特定のメンバーのカレンダーを対象とした自動化も実現できます。
■注意事項
- Outlook、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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