Wixで請求書が送信されたら、Google スプレッドシートに請求情報を自動記録し、担当者にメールで通知する

■概要

Wixで請求書を発行した後、その内容を手作業でGoogle スプレッドシートに転記したり、関係者に通知したりする作業に手間を感じていませんか？こうした定型業務は、件数が増えるほど入力ミスや通知漏れのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、Wixの請求書送信をきっかけとして、Google スプレッドシートへの記録と担当者へのメール通知が自動で完了します。請求書関連業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Wixで請求書を発行しており、その後の手作業に課題を感じている経理担当者の方
• 請求書情報をGoogle スプレッドシートで管理しており、転記作業を自動化したい方
• Wixを活用した請求書発行から通知までの一連の流れを自動で完結させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Wixで請求書が送信されるとGoogle スプレッドシートへ情報が自動で記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのデータ転記やメール通知による、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、請求書業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、WixとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでWixを選択し、「請求書が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した請求書情報を指定のシートに記録します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者に請求書が送信された旨を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google スプレッドシートに請求書情報を記録する際、対象のスプレッドシートやシート、記録するテーブル範囲は任意で設定してください。
• メール通知の設定では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズできます。Wixから取得した請求書名や金額などの情報を本文に差し込むことも可能です。

■注意事項

• Wix、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。