Outlookでメールを受信したら、Squarespaceに商品情報を作成し画像をアップロードする

■概要

SquarespaceでECサイトを運営しているものの、メールで受け取った情報を元に手作業で商品登録を行っており、手間や時間がかかっていることはないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信するだけで、Squarespaceへの商品作成から画像アップロードまでを自動化できます。煩雑な手作業をなくし、効率的なSquarespaceの運用を実現するための自動化を構築します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• メールでの依頼をもとにSquarespaceへの商品登録を手作業で行っている方
• Squarespaceの運用において、登録作業のミスや漏れを減らしたいと考えている方
• Squarespaceの自動化の具体的な手法を探しており、業務の効率化を目指す方

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■このテンプレートを使うメリット

• メール受信を起点に商品作成や画像アップロードが自動で実行されるため、手作業での登録業務にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報の転記ミスや画像のアップロード漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な商品登録を実現します。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SquarespaceとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、テキスト抽出機能を設定し、受信したメール本文から商品名や説明文などの情報を抽出します。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. オペレーションでSquarespaceを選択し、「商品を作成する」アクションを設定し、3で抽出した情報をマッピングします。
6. 最後に、同じくSquarespaceの「商品画像をアップロード」アクションで、4でダウンロードした画像ファイルをアップロードするよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダIDを指定することが可能です。例えば「商品登録用」といったフォルダを作成し、そのフォルダに受信したメールのみをトリガーに設定することで、意図しないワークフローの起動を防げます。

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■注意事項

• Squarespace、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。