ホットプロファイルでタスクが作成されたら担当者へメールを自動通知する

■概要

ホットプロファイルでタスクを管理しているものの、新しいタスクが作成された際の担当者への連絡が手作業になっていませんか？
担当者への通知が遅れたり、漏れたりすると業務の進行に影響が出る可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、ホットプロファイルでタスクが作成された際に、担当者へメールで自動通知を送信できます。これにより、タスクの見落としを防ぎ、スムーズな業務連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ホットプロファイルでタスク管理を行っており、通知の自動化を検討している営業担当者の方
• タスクの通知漏れや連絡の遅延といった課題を抱えているチームのマネージャーの方
• ホットプロファイルとメールを連携させ、タスクの自動通知フローを構築したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ホットプロファイルでタスクが作成されると、自動で担当者にメールが送信されるため、手動で通知する手間や時間を削減できます
• 通知の送り忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防止し、確実なタスク伝達が可能になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ホットプロファイルをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでホットプロファイルを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでYoomの「メールを送る」アクションを設定し、タスクの担当者宛に通知メールを送信するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomの「メールを送る」オペレーションでは、通知先の宛先やメールの件名を任意の値に設定してください
• メールの本文には、ホットプロファイルのトリガーで取得したタスク名や期限などの情報と、任意のテキストを組み合わせて設定することが可能です

■注意事項

• ‍‍ホットプロファイルとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。