定期的にGoogle スプレッドシートからデータを取得し、ChatGPTでレポート文書を生成後PDF化を行いメールで共有する

■概要

定期的なレポート作成業務において、毎回データを集計し、文章を構成する作業に時間を要していませんか。特に、ChatGPTを活用した効率的な書類作成に関心はあるものの、手作業でのデータ連携や整形に手間を感じることもあるかもしれません。このワークフローを利用すれば、指定したスケジュールでGoogle スプレッドシートのデータを基にChatGPTが自動で書類を作成し、PDF化からメール共有までを一気通貫で実行するため、定型的なレポート業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的なレポート作成業務の効率化や、工数削減を実現したいと考えている担当者の方
• Google スプレッドシートのデータを活用し、ChatGPTによる書類作成を自動化したい方
• 属人化しがちな書類作成のプロセスを標準化し、チーム全体の生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュールに合わせてデータ取得からChatGPTによる書類作成、共有までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていたレポート業務の時間を短縮します
• データの手動での転記や文章作成時の参照ミスがなくなるため、ヒューマンエラーを防ぎ、書類の品質を安定させることができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとChatGPTをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、ワークフローを起動したい日時を指定します
3. オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、書類作成の元となるデータを取得します
4. 続いて、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したデータを基にレポートの文章を作成します
5. その後、書類発行機能で「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたテキストを元にPDF書類を作成します
6. 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、作成したPDFファイルを添付して指定の宛先に自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、毎日や毎週など、レポートを作成したいタイミングに合わせて実行日時を任意で設定してください
• Google スプレッドシートからデータを取得する際に、特定の条件に合致する行のみを対象とするなど、取得するデータの条件を任意で設定できます
• ChatGPTにテキストを生成させるプロンプトは自由にカスタマイズでき、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として文章に含めることが可能です
• 書類発行機能では、お手持ちのGoogle スプレッドシートを雛形として設定でき、任意のセルに固定値やChatGPTが生成したテキストなどの情報を変数として差し込めます
• メール機能では、宛先(To, Cc, Bcc)や件名、本文を自由に設定でき、本文や件名に前段で取得した情報を含めることも可能です

■注意事項

• ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924