Googleフォームで送信された内容が承認されたらPDFを作成する

■概要

Googleフォームで受け付けた申請内容の確認、承認依頼、そして書類作成といった一連のプロセスは、手作業が多くて大変ではありませんか？各工程で担当者が介在するため、対応漏れや時間のロスが発生しがちです。
このワークフローを活用すればフォームへの回答を起点に内容の要約から担当者への承認依頼、承認後のPDF作成までが自動化され、スムーズな承認プロセスを実現でき業務効率を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームを使った申請受付や承認業務に手間を感じている総務・管理部門の方
• 手作業による承認プロセスの非効率性を改善したいと考えているチームリーダーの方
• 自動承認プロセスを推進し、社内の定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 申請内容の確認から承認、書類作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 承認依頼の送り忘れや書類作成時の転記ミスといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、フォームの回答内容を要約します
4. 次に、オペレーションで担当者依頼機能の「担当者へ対応を依頼する」アクションを設定し、承認依頼を送付します
5. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、承認された内容をもとにPDF書類を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
• AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象のテキストや要約の条件を任意の内容で設定してください
• 承認依頼機能のアクションでは、「承認内容の詳細」にフォームの回答内容などを含め、依頼内容が分かりやすくなるように設定してください
• Googleドキュメントで書類を発行するアクションでは、使用するテンプレートのファイルID、格納先のフォルダID、出力ファイル名を任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133