Boxにファイルがアップロードされたら、ファイル名を元にタグを追加しSlackに通知する

■概要

Boxでのファイル管理、特に手作業でのタグ付けは手間がかかり、検索性が属人化してしまうことはないでしょうか。また、タグの付け忘れや表記ゆれが発生すると、せっかくのルールも形骸化してしまいます。
このワークフローを活用すれば、Boxにファイルがアップロードされるだけで、ファイル名を元にAIが適切なタグを自動で付与し、管理業務を効率化できます。Boxでのタグ付けを自動化し、ファイル検索性を向上させましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxを利用しており、手作業によるファイルへのタグ付けに手間を感じている方
• Boxのファイル管理ルールを統一し、タグ付けの作業を自動化したいと考えているチームリーダーの方
• ファイルの検索性を高め、チーム全体の業務効率を改善したい情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxにファイルがアップロードされると、タグ付けから関係者への通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます
• AIがファイル名に基づいてタグを付与するため、人的な付け忘れや表記のゆれといったミスを防ぎ、ファイル管理の品質を均一に保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のファイル情報を取得します
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、取得したファイル名を元に適切なタグを生成させます
4. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルのタグを追加、更新する」アクションを設定し、AIが生成したタグを対象のファイルに付与します
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、タグ付けが完了した旨を通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを任意で指定してください
• AI機能のオペレーションでは、ファイル名からどのようなタグを生成させたいか、プロンプトを自由にカスタマイズできます
• Boxにタグを追加するオペレーションでは、AIが生成したタグだけでなく、固定のタグを組み合わせるなど、任意の項目に設定することが可能です
• Slackへの通知オペレーションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由に設定でき、ファイル名や追加したタグを変数として本文に埋め込めます

■注意事項

• Box、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。