Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、Googleドキュメントの文末にテキストを追加する

■概要

特定のメールを受信するたびに、その内容をGoogleドキュメントへ手作業で転記していませんか？こうした手動でのデータ入力は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、Googleドキュメントへのテキスト追加が完了するため、手作業によるデータ入力の自動化を実現し、日々の業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した特定情報をGoogleドキュメントに手作業で転記している方
• データ入力の自動化によって、メールからの情報集約を効率化したい方
• 手作業によるデータ入力のミスをなくし、情報の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に自動でテキストが追加されるため、これまで手作業でのデータ入力に費やしていた時間を短縮できます。
• データ入力の自動化を実現することで、手作業による転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、トリガーで受信したメールの情報などをテキストとして追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意で設定してください。例えば、特定の件名や文言を指定することが可能です。
• Googleドキュメントに追加するテキストは、固定の文言だけでなく、トリガーで受信したメールの件名や本文といった情報を組み合わせて自由に設定できます。

■注意事項

• Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。