Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、新規GoogleドキュメントにAIで週次レポートを作成する

■概要

プロジェクト管理において、メンバーからの週次報告メールを元にレポートを作成する業務は、手間がかかる定型業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信するだけで、AIが自動で内容を要約し、Googleドキュメントにレポートを作成するため、手作業による転記や集計の手間を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• プロジェクト管理で、週次報告などのレポート作成を手作業で行っている方
• 複数のメンバーからの報告メールを元に、ドキュメントを作成しているチームリーダーの方
• GmailとGoogleドキュメントを日常的に利用しており、情報集約や転記作業を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 特定のメールを受信するだけでレポート作成が自動で完結するため、これまで手作業での集計や転記に費やしていた時間を短縮できます。
• AIが設定されたプロンプトに基づき常に一定の形式でレポートを作成するため、担当者による内容のばらつきを防ぎ、業務の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でGmailとGoogleドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで受信したメール内容を元にレポートを作成するよう設定します。
4. オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「新しいドキュメントを作成する」アクションを設定します。
5. 最後に、Googleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションで、AIが生成したテキストを出力するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、レポート作成の対象としたいメールに含まれるキーワード（例：「週次報告」など）を任意で設定してください。
• AI機能のプロンプトは自由にカスタムでき、メールの件名や本文を変数として組み込んで、独自のレポートフォーマットを生成することが可能です。
• Googleドキュメントで作成するドキュメントのタイトルは、日付やプロジェクト名などを含めて自由に設定できます。
• Googleドキュメントに追加するテキストは、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定し、任意の項目に割り当てられます。

■注意事項

• Gmail、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。