HubSpotで取引が作成されたら、Google スプレッドシートで新しいスプレッドシートを作成しメールを送信する

■概要

HubSpotに新しい取引情報が登録されるたびに、Google スプレッドシートでリストを作成し、関係者へメールで通知する作業を手動で行っていませんか。このような手作業でメールの送信は、情報の転記ミスや送信漏れが発生しやすく、手間もかかります。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をきっかけに、Google スプレッドシートの作成からGmailなどを利用したメール送信までを自動化し、こうした課題をスムーズに解消します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携させ、手作業でのデータ転記をなくしたい営業担当者の方
• GmailとGoogle スプレッドシートを活用したメール送信のプロセスを自動化したい方
• HubSpotの取引情報に基づいた顧客へのアプローチを、より迅速かつ正確に行いたいマーケティング担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotでの取引作成からメール送信までが自動化され、手作業でリスト作成やメール送信の設定を行う時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記や宛先設定による入力ミス、送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「新しいスプレッドシートを作成する」アクションを設定し、取引情報に基づいたシートを作成します
4. 続いて、同じくGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションで、作成したシートにレコードを追加します
5. 最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者へメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• メール送信のオペレーションでは、送信先を任意に設定することが可能です。HubSpotの取引情報から取得した担当者のメールアドレスを指定したり、特定の管理者のアドレスを設定したりと、通知したい相手に合わせて柔軟にカスタマイズしてください

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■注意事項

• HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。