指定の日時になったら、Google スプレッドシートでレコードを取得して書類を作成する

■概要

毎月の請求書や定期的な報告書など、決まったフォーマットの書類作成に手間を感じていませんか。Google スプレッドシートのデータを手作業で転記していると、時間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、指定した日時をきっかけに、Google スプレッドシートの情報を元にした書類作成を自動化することが可能です。定型的な書類作成業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google スプレッドシートのデータをもとに、定期的な書類作成を手作業で行っている方
• 請求書や報告書などの書類作成業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたい方
• バックオフィス業務の効率化を目指し、書類作成の自動化を検討している担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで書類が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、業務の効率化に繋がります
• スプレッドシートからのデータ転記を自動化することで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを取得する」アクションを設定し、書類作成の元データが記載された行を取得します
4. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、取得したデータをもとに書類を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーは、書類を作成したいタイミングに合わせて、毎月や毎週、特定の日時など任意のスケジュールを設定してください
• Google スプレッドシートのアクションでは、書類の元データが格納されている任意のスプレッドシートID、および対象のシート名を設定してください
• Googleドキュメントのアクションでは、あらかじめ用意した雛形となるドキュメントファイルのIDと、作成した書類を格納するGoogle DriveのフォルダIDをそれぞれ設定してください

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■注意事項

• Google スプレッドシート、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。