OneDriveにファイルが作成されたら、任意の単語を抽出しKnackにRecordを作成する

■概要

OneDriveに保存された請求書や申込書などのファイルから、特定の情報を手作業で抜き出してKnackへ転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、ファイルが追加されるだけで、自動で内容を読み取り、必要な単語を抽出する処理を実行し、Knackへレコードを自動作成するため、こうした転記作業の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveとKnackの間で発生するデータ転記作業を自動化したいと考えている方
• 書類から特定の単語を抽出する作業を手作業で行い、非効率を感じている方
• 定型的なデータ入力業務における、入力ミスや確認漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルが追加されると、単語を抽出する処理が自動で実行されKnackにレコードが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとKnackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーで取得したファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理を続行します。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「OCRで文字を抽出」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでKnackの「Create Record」アクションを設定し、抽出した情報を元にレコードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• OneDriveでファイルをダウンロードする際、対象のファイルIDは前段のフローで取得した情報を変数として動的に設定することが可能です。
• OCR機能では、ファイルからテキスト情報を読み取る際に、抽出したい特定の項目を任意で指定することが可能です。
• Knackにレコードを作成する際には、OCR機能で抽出したテキスト情報など、前段のフローで取得した値を連携先の項目に自由にマッピングできます。

■注意事項

• OneDrive、KnackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでファイルを使用する際は、ファイルの容量制限についてをご参照ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。