HubSpotで取引が成立したら、Outlookにリマインドタスクを作成する

■概要

HubSpotで取引が成立した後の、フォローアップタスクの作成や管理に手間を感じていないでしょうか。手作業でのタスク作成は、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローは、HubSpotで取引が特定のステージに更新された際に、Outlookへ自動でタスクを作成します。Outlookで定型的なタスク作成を行う手間を省き、スムーズな顧客対応を実現するための自動化ワークフローです。

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■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotの取引成立後の、フォローアップタスク作成を手動で行っている営業担当者の方
• Outlookでのタスク管理を自動化し、定型業務を効率化したいと考えている方
• 営業チーム全体のタスクの抜け漏れを防ぎ、業務品質を向上させたいマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotで取引ステージが更新されると自動でOutlookにタスクが作成されるため、これまで手作業での入力に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのタスク作成時に起こりがちな、入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なフォローアップ体制の構築に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「タスクを作成する」アクションを設定し、HubSpotの情報を元にしたタスクを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、フローボットを起動させたい任意のパイプラインおよび取引ステージを設定してください
• Outlookのタスク作成オペレーションでは、タスクを登録したい任意のユーザーIDやタスクリストIDを設定することが可能です

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■注意事項

• HubSpot、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。