HubSpotで取引が指定のステージに更新されたら、Google スプレッドシートで請求書を発行する

‍■概要

HubSpotで案件が受注確実となった後、手作業で請求書を発行するプロセスに手間を感じていませんか？
手作業による請求書作成は、転記ミスや対応漏れのリスクが伴い、コア業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローを活用することで、HubSpotの取引ステージ更新をきっかけに、Google スプレッドシートを用いた請求書の自動発行が可能になり、一連の請求業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotの取引ステージ更新後の請求書作成を手作業で行っている営業担当者の方
• Google スプレッドシートを請求書の雛形として利用し、請求業務の自動化を検討している方
• 手作業による請求書発行での入力ミスや対応漏れを防ぎたい経理・バックオフィス担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotの取引ステージが更新されると自動で請求書が発行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 取引情報が自動で転記されることで、金額の入力間違いや宛名の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」や「会社情報の取得」などを設定し、請求書に必要な情報を集めます
4. 最後に、オペレーションで「Google スプレッドシートで書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報を元に請求書を発行します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で指定してください
• HubSpotの各情報取得アクションでは、対象となる取引IDや会社IDなどを、固定値や前段のトリガーで取得した情報を変数として設定できます
• 書類発行のオペレーションでは、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、取引情報などを反映させたいセルを任意に設定してください

■注意事項

• HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「書類を発行する」アクションでは、任意のGoogle Driveの格納先を設定可能です。