Outookで特定の件名のメールを受信したら、Canvaでデザインのダウンロードリンクを取得して通知する

■概要

Canvaで作成したデザインをPDFとして生成し、関係者に共有する作業に手間を感じていませんか？依頼の都度、手動でファイルをエクスポートしてメールで送付する作業は、時間がかかるだけでなく、人的ミスの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信すると、CanvaのデザインからPDFのダウンロードリンクを自動で取得し、指定のアドレスに通知する一連の流れを自動化できます。これまで行っていた手作業を効率化し、申請業務などを円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlook経由のデザイン作成依頼が多く、Canvaでの手作業に課題を感じている方
• PDF変換機能のようなツールを探し、PDF生成の自動化を検討している方
• Canvaで作成した資料の共有プロセスを効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信を起点に、Canvaのデザイン検索からPDF生成、通知までを自動化し、手作業にかかっていた時間を短縮できます
• PDF変換のように手動で操作する際に起こりうる、デザインの選択ミスや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとCanvaをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能を活用し、受信メールの本文などから必要な情報を抽出します
4. 続いて、Canvaの「デザインを検索」アクションを設定し、抽出した情報をもとに該当のデザインを探します
5. 必要に応じて、AI機能で通知用のテキストなどを生成します
6. 次に、Canvaの「デザインをエクスポートするジョブを作成」アクションでPDF化の準備をします
7. 続けて、「デザインのダウンロードリンクを取得」アクションで、生成されたPDFのリンクを取得します
8. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、取得したダウンロードリンクを指定のアドレスに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するオペレーションでは、送信先のアドレスを任意に設定できます
• 送信するメールの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーや前のオペレーションで取得した情報（デザイン名やダウンロードリンクなど）を変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• Outook、CanvaのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。