HubSpotで取引先が登録されたら、Fileforceに取引先毎のフォルダを作成する

■概要

HubSpotに新しい取引先を登録するたびに、関連書類を保管するためにFileforceで手動のフォルダ作成を行っていませんか？この作業は単純な一方で件数が増えると負担になり、フォルダ名の入力ミスや作成漏れの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、HubSpotに取引先が登録されると同時に、Fileforceへ自動でフォルダを作成することが可能になり、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotとFileforceを利用し、取引先ごとのフォルダ作成を手作業で行っている方
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のミスなどを防ぎたいと考えている方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている営業担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotに取引先情報が登録されると、自動でFileforceのフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動での作業で起こりがちなフォルダの作成漏れや、取引先名の入力ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとFileforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでFileforceの「フォルダを作成」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報をもとにフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Fileforceでフォルダを作成する際、フォルダ名にHubSpotから取得した「会社名」や「ID」などの情報を変数として設定することが可能です。これにより、「【取引先名】様 関連資料」といったように、命名規則を統一したフォルダを自動で作成できます。

■注意事項

• ‍‍HubSpot、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。