Notionにレコードが作成されたら、Fileforceにフォルダを作成する

■概要

Notionで案件やプロジェクトを管理する一方で、関連するファイルはFileforceに格納しているものの、手動でのフォルダ作成が負担になっていませんか。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいレコードが作成されると、Fileforceに自動で関連フォルダが作成されます。ノーコードで情報管理の手間を省き、業務の抜け漏れを防ぐことが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとFileforceを併用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
• FileforceのAPIを活用した情報連携を、ノーコードで簡単に実現したいと考えている方
• プロジェクトごとのファイル管理を自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionに情報が追加されると自動でFileforceにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとFileforceをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、レコードの作成日時と更新日時が一致する場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、必要な情報を取得します
5. さらに、オペレーションでFileforceの「フォルダを作成」アクションを設定します
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、任意の情報を反映します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください
• Fileforceでフォルダを作成する際に、フォルダ名としてNotionから取得した案件名などの情報を変数として設定できます
• Notionのレコードを更新するアクションでは、作成したFileforceのフォルダ情報をNotionの特定の項目に追加するといった設定が可能です

■注意事項

• Notion、FileforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。