毎日、Fileforceで日報データを取得しChatworkに通知する

■概要

毎日、Fileforceに保存された日報を手動でダウンロードし、Chatworkに投稿する作業は手間がかかる上に、対応漏れが発生する可能性もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールで自動的にFileforceから日報データを取得し、Chatworkの指定ルームに通知できます。日々の報告業務にかかる手間を削減し、確実な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• FileforceとChatworkを利用し、毎日手作業で日報の共有を行っている方
• 日々の定型的な報告業務を自動化し、作業の効率化を図りたいと考えている方
• 報告の抜け漏れを防ぎ、チーム内の情報共有を円滑にしたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎日決まった時間にFileforceから日報を取得しChatworkへ自動通知するため、手作業での報告業務に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、日報の提出漏れや誤ったファイル共有といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、FileforceとChatworkをYoomと連携します。
2. トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「毎日」や「毎週」など、フローを起動したい日時を設定します。
3. 次に、オペレーションでFileforceを選択し、「ファイルを取得」アクションで対象の日報データを指定します。
4. 続いて、Fileforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルをダウンロードします。
5. 最後に、オペレーションでChatworkの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のルームにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能で、日報を取得・通知するタイミングを「毎日18時」や「毎週金曜日の17時」など、業務に合わせて自由に設定できます。
• Chatworkへのファイルアップロード時に、通知先のルームIDや「本日の日報です。ご確認ください。」といったメッセージ内容を任意で設定することが可能です。

■注意事項

・Fileforce、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。