■概要
Dropboxでのファイル共有は便利ですが、新しいファイルが追加された際の確認や関係者への通知、特に重複ファイルのチェックは手作業になりがちではないでしょうか。このワークフローは、そうしたDropbox関連業務の自動化を実現します。指定したフォルダにファイルがアップロードされると、自動でファイル名の重複を確認し、その結果をSlackに通知するため、手作業による確認や通知の手間を省き、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxでのファイル管理を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- ファイル追加時の手動での重複チェックやSlack通知に手間を感じている方
- Dropboxの自動化を活用して、ファイル共有プロセスを円滑にしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロード後の重複チェックからSlack通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます
- 手作業によるファイルの見落としや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでDropboxの「フォルダ内のファイル一覧を取得」アクションを設定し、トリガーで指定したフォルダの情報を取得します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、アップロードされたファイル名が既存のファイル一覧に存在するかどうかで処理を分けます
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、分岐の結果に応じたメッセージを通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガーやオペレーションでは、監視や重複チェックの対象としたいフォルダのパス、またはファイル名を任意で設定可能です
- Slackでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先としたいチャンネルIDを任意で設定してください
■注意事項
- Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
