■概要
従業員の退職に伴うGoogle Workspaceのアカウント管理は、セキュリティ上非常に重要ですが、対応漏れや失念が起こりやすい業務ではないでしょうか。特に、退職後にアカウントを停止する際、作業漏れが発生する可能性があり管理がより煩雑になりがちです。 このワークフローを活用すれば、freee人事労務の従業員ステータス更新をきっかけに、退職するタイミングでGoogle Workspaceのユーザーを自動で停止できるため、手作業による対応漏れを防ぎ、安全なアカウント管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とGoogle Workspaceを利用し、退職者のアカウント管理を手作業で行っている方
- Google Workspaceのユーザーアカウントの停止忘れによるセキュリティリスクを懸念している情報システム担当者の方
- 退職関連業務を自動化し、人事・総務部門の業務負担を軽減したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務の情報更新を起点に、自動でGoogle Workspaceのユーザーを停止するため、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます
- 退職者アカウントの停止処理にかかる手作業や管理の手間を削減し、担当者がより優先度の高い業務に集中できる環境を構築できます
■フローボットの流れ
- はじめに、freee人事労務とGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員情報が更新されたら（Webhook）」を設定します
- 次に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」を設定し、更新された従業員の詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、取得した情報からステータスが「退職」である場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
- 次に、「待機機能」を設定し、退職日まで処理を待機させます
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを停止」を設定し、該当の従業員アカウントを停止します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 「分岐機能」では、従業員のステータスが「退職」に更新されたことを判定する条件を、実際の運用に合わせてカスタマイズしてください
- 「待機機能」では、アカウントを停止するまでの待機期間を任意で設定できます。例えば、退職日の指定時間まで待機する、といった設定が可能です
- Google Workspaceの「ユーザーを停止」アクションでは、前段のfreee人事労務から取得したメールアドレスなどを変数として設定し、停止対象のユーザーを動的に指定します
■注意事項
- freee人事労務、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google Workspace、「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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