■概要
Notionで管理しているメンバー情報を、定期的にGoogle Workspaceへ手作業で登録していませんか?この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてNotionのデータベースから情報を取得し、Google Workspaceへのユーザー追加を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理する情報を基に、Google Workspaceへのユーザー追加を手作業で行っている方
- 定期的なアカウント発行作業に時間がかかり、本来の業務に集中できない情報システム担当者の方
- ユーザー情報の手入力による設定ミスや対応漏れを防ぎ、管理業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的にNotionから情報を取得し、Google Workspaceへのユーザー追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた繰り返し作業の時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、アカウント情報の入力間違いや追加漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時を設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「複数のレコードを取得する(最大100件)」アクションを設定し、ユーザー情報が格納されたデータベースを指定します
- 次に、繰り返し処理を設定し、Notionから取得したユーザー情報の一覧を処理対象として設定します
- 繰り返し処理の中で、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、Notionから取得した情報をマッピングします
- 最後に、Notionの「レコードを更新する」アクションを設定し、処理が完了したレコードのステータスなどを更新します
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、このワークフローを実行したい曜日や時間などを任意で設定してください
- Notionでレコードを取得する際、特定の条件で絞り込むように検索項目に固定値を入力したり、変数として前段の情報を設定したりすることが可能です
- 繰り返し処理機能では、前段のNotionで取得した一覧データを変数として、繰り返し処理の実行条件をカスタマイズできます
- Google Workspaceにユーザーを追加する際、姓名やメールアドレスなどの各項目に、Notionから取得したどの情報を割り当てるかを設定できます
- Notionのレコードを更新する際、更新対象のレコードを指定する条件や、更新する項目(例:ステータスを処理済みに変更)などを任意で設定できます
■注意事項
- Notion、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspace、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。