入社3日前になったらGoogle Workspaceに新規ユーザーを自動で作成する

■概要

新しいメンバーの入社に伴うアカウント発行業務、特にGoogle Workspaceへの新規ユーザー登録は、担当者にとって重要な業務の一つですが、手作業では対応漏れや設定ミスが発生しがちです。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに入社予定者情報を追加するだけで、入社日の3日前にGoogle Workspaceの新規ユーザーを自動で作成できます。定型的なアカウント発行業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

Google Workspaceの新規ユーザー作成を手作業で行っており、自動化したいと考えている情報システム担当の方
入社手続きが多く、Google スプレッドシートで従業員情報を管理している人事・労務担当の方
従業員のアカウント管理業務を効率化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

入社日に合わせてGoogle Workspaceの新規ユーザー作成が自動で行われるため、アカウント発行の手間や時間を削減できます
手作業による情報入力のミスや、アカウント作成の対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を実現します

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します
オペレーションで、計算機能の「日時・日時の加算減算」を設定し、入社予定日から3日前の日時を算出します
次に、待機機能の「待機する」アクションを設定し、算出した日時までフローの実行を待機させます
その後、Google Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を元にユーザーを作成します
最後に、メール機能の「メールを送る」アクションを設定し、関係者へアカウント作成完了の通知を送信します

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、読み取るテーブルの範囲などを任意で指定してください
日時・日付の加算減算では、スプレッドシートから取得した入社日などの値を変数として利用し、変換後の形式も選択できます
待機機能では、アカウント作成を実行するタイミング（例：入社5日前など）に合わせて待機時間を自由にカスタマイズできます
Google Workspaceで新規ユーザーを追加する際、氏名や部署といった各項目に、固定値やスプレッドシートから取得した情報を変数として設定できます
メール機能では、通知先の宛先や件名、本文を自由に設定でき、作成したアカウント情報などを変数として本文に含めることも可能です

■注意事項

Google Workspace、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際は注意事項をご参照ください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google Workspace、「待機する」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。