■概要
Googleスプレッドシートで管理している契約更新日やタスクの期限などを、都度確認して手作業で通知するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を基に、設定したスケジュールで自動的にGmailへ通知を送信できるため、こうした期限の管理に関する課題をスムーズに解消し、確実なリマインドを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleスプレッドシートで管理するタスクや契約の期限通知を手作業で行っている方
- Gmailでのリマインド送信を自動化し、通知漏れや対応遅れを防ぎたいチームリーダーの方
- 定期的に発生する確認や通知作業の管理を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動でGoogle スプレッドシートの情報を確認し、Gmailで通知するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な期限の管理を確実なものにします。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時や繰り返し周期を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、期限情報を管理しているシートのデータを取得します。
- 取得した各レコードに対して後続の処理を行うため、オペレーションで「同じ処理を繰り返す」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報をもとに通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションでは、通知情報の基となるスプレッドシートや対象のシートを任意で設定してください。
- Gmailで送信する通知メールには、Google スプレッドシートから取得した特定の情報（ポリシー名、期限日など）を自由に差し込んで設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレス（To, CC, BCC）、メールの件名、本文の内容を業務に合わせて自由に設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
- フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
- 無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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