Google スプレッドシートに書かれたポリシー期限を管理し、Gmailで通知する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Google スプレッドシート

と

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Googleスプレッドシートで管理している契約更新日やタスクの期限などを、都度確認して手作業で通知するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの情報を基に、設定したスケジュールで自動的にGmailへ通知を送信できるため、こうした期限の管理に関する課題をスムーズに解消し、確実なリマインドを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Googleスプレッドシートで管理するタスクや契約の期限通知を手作業で行っている方
Gmailでのリマインド送信を自動化し、通知漏れや対応遅れを防ぎたいチームリーダーの方
定期的に発生する確認や通知作業の管理を効率化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

スケジュールに合わせて自動でGoogle スプレッドシートの情報を確認し、Gmailで通知するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
システムが自動で処理を行うことで、確認漏れや通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な期限の管理を確実なものにします。

■フローボットの流れ

はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、フローを起動したい日時や繰り返し周期を設定します。
次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、期限情報を管理しているシートのデータを取得します。
取得した各レコードに対して後続の処理を行うため、オペレーションで「同じ処理を繰り返す」アクションを設定します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、Google スプレッドシートから取得した情報をもとに通知メールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションでは、通知情報の基となるスプレッドシートや対象のシートを任意で設定してください。
Gmailで送信する通知メールには、Google スプレッドシートから取得した特定の情報（ポリシー名、期限日など）を自由に差し込んで設定できます。
Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレス（To, CC, BCC）、メールの件名、本文の内容を業務に合わせて自由に設定してください。

■注意事項

Google スプレッドシートとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「同じ処理を繰り返す」オペレーションは、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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使用しているアプリについて

Google スプレッドシート

YoomではGoogleスプレッドシートのAPIをノーコードで活用することができます。スプレッドシートとYoomを連携することで、スプレッドシートへの情報入力を自動化したり、スプレッドシートの雛形を元に書類を自動的に作成することが可能です。また、Yoomのデータベースにスプレッドシートの情報を同期し、様々な用途で活用することも可能です。