■概要
定期的なフォローアップメールの送信は、顧客との関係構築において重要ですが、手作業での対応は時間もかかり、送信漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのリストに基づき、Gmailからフォローアップメールを定期的に自動送信するプロセスを構築できるため、こうした課題をスムーズに解消し、効率的なコミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailを使い、手動で多数のフォローアップメールを送信している営業やカスタマーサクセス担当の方
- Google スプレッドシートで顧客リストを管理しており、送信状況の管理に手間を感じている方
- フォローアップ業務を自動化し、より戦略的な活動に時間を割きたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づき自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていたフォローアップ業務の時間を短縮することができます。
- 送信リストを元に自動処理するため、宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットが起動する日時や間隔を指定します。
- オペレーションで、Google スプレッドシートの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、送信対象リストを読み込みます。
- 取得したレコード情報をもとに、「同じ処理を繰り返す」アクションで、各宛先への処理を自動化します。
- 繰り返し処理の中で、「分岐する」アクションを設定し、特定の条件に合致した場合にのみ後続の処理に進むよう設定します。
- 条件に合致した場合、Gmailの「メールを送る」アクションで、フォローアップメールを送信します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションで、送信済みであることがわかるようにステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、メールを送信したい日時や「毎日9時」「毎週月曜日」など、任意のスケジュールを設定してください。
- Google スプレッドシートの各アクションでは、管理しているリストが存在する任意のスプレッドシートIDとタブ名を指定してください。
- 処理を繰り返すアクションでは、前のステップで取得したGoogle スプレッドシートのレコード情報を繰り返し対象として設定してください。
- 分岐機能では、「ステータスが“未送信”の場合」など、メールを送る対象を絞り込むための任意の条件を設定してください。
- Gmailでメールを送るアクションでは、宛先や件名にGoogle スプレッドシートから取得した値を設定し、本文は取得した情報や任意のテキストを組み合わせて作成してください。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン、チームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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