Gmailで応募メールを検出してGoogleスプレッドシートとSlackで重複を確認する
Gmail Google スプレッドシート Slack

Gmailで応募メールを検出してGoogleスプレッドシートとSlackで重複を確認する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Gmail
Google スプレッドシート
Slack
を自動連携できます。
■概要
採用活動などでGmailに届く応募者情報を、手作業でGoogleスプレッドシートに転記していませんか。 目視での重複検出は手間がかかるうえ、見落としのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Googleスプレッドシートの既存リストと照合して重複を検出し、結果をSlackへ通知する一連の流れを自動化できます。 手作業による転記ミスや確認漏れを減らし、応募者管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
  • GmailとGoogleスプレッドシート、Slackを使い、応募者情報の重複検出を手作業で行っている方
  • 応募者管理におけるデータ転記や確認作業に多くの時間を費やしており、負担を感じている採用担当者の方
  • 手作業による応募者情報の管理で、ヒューマンエラーの発生に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
  • Gmailでのメール受信を起点に、Googleスプレッドシートでの重複確認とSlackへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
  • 自動で重複検出とデータ転記が行われるため、目視確認による見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
  1. はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで「テキスト抽出」アクションを設定し、AIでメールから応募者のメールアドレスや氏名などの項目を抽出します。
  4. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、応募者リストから照合に必要なデータを取得します。
  5. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、応募者情報が重複しているかどうかで処理を分岐させます。
  6. 重複していた場合は、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、重複があった旨を通知します。
  7. 重複していなかった場合は、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、応募者リストに新しい情報を追加します。
 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
  • Google スプレッドシートで値の取得やレコードの追加を行う際、対象となるファイルやシートは任意のものに設定してください。
  • Slackで通知を送るアクションを設定する際に、通知先のチャンネルやメッセージ本文は自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
  • GmailとGoogle スプレッドシートとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
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Airtable
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AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
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Apolloのコンタクト更新を検知しSlackに自動通知するフローです。手動転記の手間と共有遅延を減らし、営業チームの機会損失を防いで迅速な情報連携を実現します。
テンプレート
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ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
    特定のキーワードに一致するメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら
    行が追加されたら
    行が更新されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら
    ファイルがチャンネルに投稿されたら
    メッセージがチャンネルに投稿されたら(Webhook)
    メッセージにスタンプが押されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
    Slackアプリがメンションされたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー指定)
    指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら(正規表現で指定)
    新しいチャンネルが作成されたら(Webhook)
    メッセージがスレッドに投稿されたら(Webhook)
    チャンネルでメンションされたら(複数ユーザー&グループ指定)
フローボットオペレーション
    メッセージIDの一覧を取得
    メッセージをゴミ箱へ移動する
    特定のメッセージにラベルを追加
    特定のメッセージのラベルを削除
    特定のメッセージを取得
    セルに値を入力
    値を取得する
    値を削除する
    新しいスプレッドシートを作成する
    シート(タブ)をコピーする
    新しいシート(タブ)を追加する
    シート(タブ)を削除する
    値を置換する
    シート名を更新する
    行を削除する
    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
    範囲に値を入力
    セルに画像を埋め込む
    特定の列でソート
    シートを非表示にする
    指定のセルにメモを追加する
    列を追加する
    列を削除する
    チャンネルにメッセージを送る
    ダイレクトメッセージを送る
    ファイルを送る(11/12サポート終了)
    チャンネル内のメンバーIDを取得する
    チャンネルを作成
    チャンネルにメンバーを招待
    ユーザーグループの一覧を取得
    スレッドにメッセージを送る
    チャンネルをアーカイブ
    スレッドのメッセージを取得
    パブリックチャンネルの一覧を取得
    プライベートチャンネルからメンバーを退出させる
    メールアドレスでユーザーを検索
    ユーザー情報を取得
    特定のメッセージを取得
    メッセージのリンクを取得
    メッセージを削除
    ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得
    特定のメッセージのリアクション一覧を取得
    ユーザーグループを作成する
    スレッドにファイルを送る(11/12サポート終了)
    チャンネルのメッセージ一覧を取得
    アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送る
フローボットトリガー
    特定のキーワードに一致するメールを受信したら
    特定のラベルのメールを受信したら
フローボットオペレーション
    メッセージIDの一覧を取得
    メッセージをゴミ箱へ移動する
    特定のメッセージにラベルを追加
    特定のメッセージのラベルを削除
    特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
    行が追加されたら
    行が更新されたら
フローボットオペレーション
    セルに値を入力
    値を取得する
    値を削除する
    新しいスプレッドシートを作成する
    シート(タブ)をコピーする
    新しいシート(タブ)を追加する
    シート(タブ)を削除する
    値を置換する
    シート名を更新する
    行を削除する
    スプレッドシートの情報を取得
    シート名を取得する
    数式を繰り返す
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フローボットトリガー
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フローボットオペレーション
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