Gmailで応募メールを検出してGoogle スプレッドシートとSlackで重複を確認する
Gmailで応募メールを検出してGoogle スプレッドシートとSlackで重複を確認する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Google スプレッドシート
と
Gmail
と
Slack
を自動連携できます。
■概要
採用活動などでGmailに届く応募者情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記していませんか。 目視での重複検出は手間がかかるうえ、見落としのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Google スプレッドシートの既存リストと照合して重複を検出し、結果をSlackへ通知する一連の流れを自動化できます。 手作業による転記ミスや確認漏れを減らし、応募者管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogle スプレッドシート、Slackを使い、応募者情報の重複検出を手作業で行っている方
- 応募者管理におけるデータ転記や確認作業に多くの時間を費やしており、負担を感じている採用担当者の方
- 手作業による応募者情報の管理で、ヒューマンエラーの発生に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、Google スプレッドシートでの重複確認とSlackへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で重複検出とデータ転記が行われるため、目視確認による見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキスト抽出」アクションを設定し、AIでメールから応募者のメールアドレスや氏名などの項目を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、応募者リストから照合に必要なデータを取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、応募者情報が重複しているかどうかで処理を分岐させます。
- 重複していた場合は、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、重複があった旨を通知します。
- 重複していなかった場合は、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、応募者リストに新しい情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで値の取得やレコードの追加を行う際、対象となるファイルやシートは任意のものに設定してください。
- Slackで通知を送るアクションを設定する際に、通知先のチャンネルやメッセージ本文は自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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Google スプレッドシート
Google スプレッドシート
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Gmail
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を使ったテンプレート
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Apolloのコンタクト更新を検知しSlackに自動通知するフローです。手動転記の手間と共有遅延を減らし、営業チームの機会損失を防いで迅速な情報連携を実現します。
使用しているアプリについて
Google スプレッドシート
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Gmail
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Apolloでコンタクトが更新されたらSlackに通知する
ノーコードで実行可能なAPIアクション
実行可能なAPIアクション
フローボットトリガー
行が追加されたら
行が更新されたら
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら
特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
メッセージがチャンネルに投稿されたら
ファイルがチャンネルに投稿されたら
メッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）
メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら
Slackアプリがメンションされたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）
指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）
新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）
メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）
チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）
メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
セルに値を入力
値を取得する
値を削除する
新しいスプレッドシートを作成する
シート（タブ）をコピーする
新しいシート（タブ）を追加する
シート（タブ）を削除する
値を置換する
シート名を更新する
行を削除する
スプレッドシートの情報を取得
シート名を取得する
数式を繰り返す
範囲に値を入力
セルに画像を埋め込む
特定の列でソート
シートを非表示にする
指定のセルにメモを追加する
フローボットトリガー
行が追加されたら行が更新されたら
フローボットオペレーション
セルに値を入力値を取得する値を削除する新しいスプレッドシートを作成するシート（タブ）をコピーする新しいシート（タブ）を追加するシート（タブ）を削除する値を置換するシート名を更新する行を削除するスプレッドシートの情報を取得シート名を取得する数式を繰り返す範囲に値を入力セルに画像を埋め込む特定の列でソートシートを非表示にする指定のセルにメモを追加する列を追加する列を削除する複数列に値を入力
フローボットトリガー
特定のキーワードに一致するメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら特定のラベルのメールを受信したら（ラベルID指定）
フローボットオペレーション
メールを検索メッセージをゴミ箱へ移動する特定のメッセージにラベルを追加特定のメッセージのラベルを削除特定のメッセージを取得
フローボットトリガー
メッセージがチャンネルに投稿されたらファイルがチャンネルに投稿されたらメッセージがチャンネルに投稿されたら（Webhook）メッセージにスタンプが押されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたらSlackアプリがメンションされたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー指定）指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら（正規表現で指定）新しいチャンネルが作成されたら（Webhook）メッセージがスレッドに投稿されたら（Webhook）チャンネルでメンションされたら（複数ユーザー＆グループ指定）メッセージのスタンプが削除されたら（Webhook）
フローボットオペレーション
チャンネルにメッセージを送るダイレクトメッセージを送るチャンネル内のメンバーIDを取得するチャンネルを作成チャンネルにメンバーを招待ユーザーグループの一覧を取得スレッドにメッセージを送るチャンネルをアーカイブスレッドのメッセージを取得パブリックチャンネルの一覧を取得プライベートチャンネルからメンバーを退出させるメールアドレスでユーザーを検索ユーザー情報を取得特定のメッセージを取得メッセージのリンクを取得メッセージを削除ユーザーグループ内のユーザー一覧を取得特定のメッセージのリアクション一覧を取得ユーザーグループを作成するチャンネルのメッセージ一覧を取得アタッチメントを指定しチャンネルにメッセージを送るリストの行一覧を取得リストを作成リストを更新特定のリストの行を取得リストのアクセス権を削除
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