■概要
採用活動などでGmailに届く応募者情報を、手作業でGoogleスプレッドシートに転記していませんか。 目視での重複検出は手間がかかるうえ、見落としのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、Googleスプレッドシートの既存リストと照合して重複を検出し、結果をSlackへ通知する一連の流れを自動化できます。 手作業による転記ミスや確認漏れを減らし、応募者管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとGoogleスプレッドシート、Slackを使い、応募者情報の重複検出を手作業で行っている方
- 応募者管理におけるデータ転記や確認作業に多くの時間を費やしており、負担を感じている採用担当者の方
- 手作業による応募者情報の管理で、ヒューマンエラーの発生に課題を感じている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのメール受信を起点に、Googleスプレッドシートでの重複確認とSlackへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 自動で重複検出とデータ転記が行われるため、目視確認による見落としや入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「テキスト抽出」アクションを設定し、AIでメールから応募者のメールアドレスや氏名などの項目を抽出します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「値を取得する」アクションを設定し、応募者リストから照合に必要なデータを取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、応募者情報が重複しているかどうかで処理を分岐させます。
- 重複していた場合は、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、重複があった旨を通知します。
- 重複していなかった場合は、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、応募者リストに新しい情報を追加します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートで値の取得やレコードの追加を行う際、対象となるファイルやシートは任意のものに設定してください。
- Slackで通知を送るアクションを設定する際に、通知先のチャンネルやメッセージ本文は自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
- GmailとGoogle スプレッドシートとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。